Privacidade e Proteção de Dados Pessoais

A Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P. (FCT) e a Agência para a Investigação e Inovação (AI²), anteriormente designada Agência Nacional de Inovação (ANI), enquanto entidades responsáveis pela organização do Encontro Ciência e Inovação 2026, comprometem-se a assegurar a proteção, confidencialidade e segurança dos dados pessoais tratados no âmbito deste evento, em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (“Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados” ou “RGPD”), bem como com a restante legislação nacional e europeia aplicável em matéria de proteção de dados pessoais.

A presente Política de Privacidade destina-se a informar, de forma clara, transparente e acessível, todas as pessoas participantes, pessoas utilizadoras e demais titulares de dados pessoais sobre:

as condições em que os seus dados pessoais são recolhidos e tratados;
as finalidades associadas aos tratamentos realizados;
os fundamentos de licitude aplicáveis;
as categorias de dados pessoais tratados;
os destinatários e eventuais transferências internacionais de dados;
os prazos de conservação;
e os direitos que lhes assistem nos termos da legislação aplicável.

Esta Política aplica-se aos dados pessoais recolhidos no âmbito:

do website oficial do Encontro Ciência e Inovação 2026;
das plataformas de inscrição e submissão de abstracts;
das plataformas de transmissão e participação online;
da aplicação móvel do evento, caso exista;
das atividades presenciais associadas ao evento;
e das comunicações institucionais relacionadas com a organização e divulgação do Encontro Ciência e Inovação 2026.

Responsáveis Conjuntos pelo Tratamento

A Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P. (FCT) e a Agência para a Investigação e Inovação (AI²), anteriormente designada Agência Nacional de Inovação (ANI), atuam como responsáveis conjuntos para os tratamentos relativamente aos quais determinam conjuntamente as finalidades e os meios essenciais na organização, gestão e divulgação do Encontro Ciência e Inovação 2026, nos termos do artigo 26.º do RGPD.

No âmbito dessa responsabilidade conjunta, as entidades determinam conjuntamente as finalidades e os meios essenciais de tratamento dos dados pessoais necessários à realização do evento, tendo definido internamente as respetivas responsabilidades no que respeita ao cumprimento das obrigações decorrentes do RGPD.

A Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P. (FCT), pessoa coletiva n.º 503904040, tem sede na Avenida D. Carlos I, n.º 126, 1249-074 Lisboa.

Agência para a Investigação e Inovação, E.P.E. (AI²), anteriormente designada Agência Nacional de Inovação (ANI), pessoa coletiva n.º 502271280, tem sede na Rua Carlos Alves 7, 1600-515 Lisboa.

Sem prejuízo de as pessoas titulares dos dados poderem exercer os seus direitos junto de qualquer uma das entidades responsáveis, a FCT atuará como ponto de contacto principal para questões relacionadas com proteção de dados no âmbito do evento.

Encarregados da Proteção de Dados

A FCT e a AI²/ANI designaram Encarregados da Proteção de Dados (EPD/DPO), os quais poderão ser contactados para:

esclarecimento de questões relacionadas com a presente Política;
exercício de direitos previstos no RGPD;
apresentação de pedidos ou reclamações relacionadas com o tratamento de dados pessoais.

Os contactos disponíveis são os seguintes:

FCT: dpo@fct.pt
AI²/ANI: epd@ani.pt

Formas de Recolha dos Dados Pessoais

Os dados pessoais serão recolhidos de forma direta ou indireta, nomeadamente:

durante o processo de inscrição no evento;
através do preenchimento de formulários eletrónicos;
na submissão de abstracts, propostas de sessões ou candidaturas;
através do registo em plataformas digitais associadas ao evento;
durante a participação presencial ou online nas atividades do evento;
através da utilização do website e de plataformas tecnológicas associadas;
através da interação com conteúdos digitais, sessões de streaming e comunicações institucionais;
no âmbito da acreditação, controlo de acessos e gestão logística;
através da captação de imagem e som durante o evento;
através de entidades parceiras, patrocinadoras ou instituições que promovam inscrições de participantes.

Poderão ainda ser recolhidos dados técnicos associados à utilização das plataformas digitais, incluindo endereço IP, identificadores eletrónicos, registos de acesso, informações do dispositivo e dados de navegação.

Categorias de Dados Pessoais Tratados

No âmbito do Encontro Ciência e Inovação 2026 poderão ser tratados, designadamente, os seguintes dados pessoais:

dados de identificação (nome, apelido);
dados de contacto (endereço de e-mail, telefone, instituição);
dados profissionais e académicos (cargo, função, área científica, afiliação institucional);
dados relacionados com a participação no evento;
dados associados à submissão e avaliação de abstracts;
dados técnicos e de navegação;
imagem e voz captadas durante sessões, apresentações e restantes atividades;
preferências alimentares ou restrições dietéticas comunicadas para efeitos logísticos.

Os dados tratados serão limitados ao estritamente necessário para as finalidades identificadas na presente Política.

Finalidades do Tratamento

Os dados pessoais recolhidos poderão ser tratados para as seguintes finalidades:

gestão das inscrições e participação no evento;
organização logística e operacional;
gestão de acreditações e controlo de acessos;
comunicação institucional relacionada com o evento;
envio de informações relevantes às pessoas participantes;
gestão da submissão, avaliação e divulgação de abstracts;
emissão de certificados de participação;
gestão de sessões presenciais e online;
transmissão em direto e disponibilização posterior de conteúdos;
produção e divulgação de conteúdos institucionais;
promoção científica e institucional do evento;
cumprimento de obrigações legais e regulamentares;
elaboração de indicadores estatísticos e relatórios anonimizados.

Os dados pessoais não serão utilizados para finalidades incompatíveis com aquelas para as quais foram inicialmente recolhidos.

Fundamentos de Licitude

Os tratamentos de dados pessoais realizados no âmbito do Encontro Ciência e Inovação 2026 assentam nos fundamentos de licitude previstos no artigo 6.º do RGPD, nomeadamente:

A gestão das inscrições, participação no evento, organização das sessões, gestão da call for abstracts, emissão de certificados, comunicação institucional e divulgação científica do Encontro Ciência e Inovação 2026 assenta no exercício de funções de interesse público prosseguidas pela FCT e pela ANI/AI², nos termos da alínea e) do n.º 1 do artigo 6.º do RGPD.
A captação e utilização de imagem e som no âmbito do evento, incluindo a divulgação institucional através dos websites, plataformas digitais e redes sociais das entidades organizadoras, assenta igualmente no exercício de funções de interesse público prosseguidas pela FCT e pela ANI/AI², nos termos da alínea e) do n.º 1 do artigo 6.º do RGPD;
O cumprimento de obrigações legais, designadamente em matéria fiscal, contabilística, administrativa e de arquivo, assenta na alínea c) do n.º 1 do artigo 6.º do RGPD;
O consentimento da pessoa titular, recolhido nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 6.º e revogável a qualquer momento, é exigido e recolhido unicamente para a captação e divulgação individualizada da imagem ou voz de participantes menores de idade, sendo prestado pelos titulares das responsabilidades parentais.

No caso de tratamento de categorias especiais de dados pessoais, designadamente informações relacionadas com restrições alimentares ou necessidades específicas de acessibilidade, o tratamento será realizado apenas quando necessário e com base no consentimento explícito da pessoa titular ou noutro fundamento legalmente admissível.

Sempre que o tratamento tenha por base o consentimento, este poderá ser retirado a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento anteriormente efetuado.

Captação e Utilização de Imagem e Som

Durante o Encontro Ciência e Inovação 2026 poderão ser captadas fotografias, vídeos e gravações áudio das pessoas participantes e demais intervenientes.

Esses conteúdos poderão ser utilizados para:

divulgação institucional do evento;
comunicação científica;
transmissão em direto (streaming);
publicação em websites e plataformas institucionais;
divulgação em redes sociais;
arquivo histórico e institucional;
produção de materiais de comunicação relacionados com o evento.

A captação e utilização destes conteúdos será realizada de forma proporcional, adequada e limitada às finalidades associadas à divulgação e promoção institucional e científica do evento.

Serão disponibilizadas informações adequadas no local sobre a realização de captação de imagem e som. Será afixado, à entrada do recinto, aviso visível de que o evento, no seu conjunto, é objeto de captação de imagem e som, sendo sinalizados o ponto de levantamento da credencial de recusa.

As pessoas participantes poderão solicitar esclarecimentos adicionais ou exercer os direitos legalmente aplicáveis relativamente à utilização da sua imagem ou voz.

A participação em sessões transmitidas em direto ou captadas fotograficamente poderá implicar a recolha incidental de imagem e voz das pessoas presentes, para as finalidades de comunicação institucional e científica identificadas na presente Política.

Cookies e Tecnologias Semelhantes

O website do evento poderá utilizar cookies e tecnologias semelhantes para:

assegurar o correto funcionamento da plataforma;
melhorar a experiência de navegação;
memorizar preferências;
analisar estatisticamente a utilização do website;
suportar funcionalidades multimédia e integrações externas.

Os cookies utilizados poderão incluir:

cookies estritamente necessários;
cookies analíticos;
cookies funcionais;
cookies de terceiros associados a serviços integrados na plataforma.

Sempre que legalmente exigido, a instalação de cookies não essenciais dependerá do consentimento prévio da pessoa utilizadora, através de mecanismo apropriado de gestão de preferências.

Informação detalhada encontra-se disponível na Política de Cookies do evento.

Destinatários dos Dados e Subcontratantes

Os dados pessoais poderão ser comunicados a entidades terceiras que prestem serviços necessários à organização e realização do evento, incluindo:

plataformas de inscrição e gestão de participantes;
fornecedores de alojamento tecnológico e suporte informático;
serviços de streaming e audiovisuais;
serviços de segurança e controlo de acessos;
fornecedores de catering;
prestadores de serviços de comunicação;
entidades parceiras envolvidas na organização do evento.

Estas entidades atuarão enquanto subcontratantes ou entidades autónomas, conforme aplicável, encontrando-se sujeitas a obrigações adequadas de confidencialidade, segurança e proteção de dados.

Transferências Internacionais de Dados

No âmbito da organização do Encontro Ciência e Inovação 2026 poderão ser utilizadas plataformas e serviços tecnológicos prestados por entidades localizadas fora do Espaço Económico Europeu (EEE), designadamente para efeitos de gestão de inscrições, comunicação, alojamento tecnológico, streaming ou apoio à realização do evento.

Nesses casos, poderá ocorrer a transferência de dados pessoais para países terceiros, incluindo os Estados Unidos da América.

Sempre que ocorram transferências internacionais de dados pessoais, a FCT e a AI²/ANI assegurarão a adoção das garantias adequadas previstas no RGPD, nomeadamente:

para transferências para entidades certificadas ao abrigo do EU-US Data Privacy Framework, é utilizada a decisão de adequação da Comissão Europeia de 10 de julho de 2023;
para entidades não certificadas, são utilizadas as Cláusulas Contratuais-Tipo aprovadas pela Comissão Europeia;
da utilização de entidades abrangidas por decisões de adequação;
ou de outros mecanismos legalmente admissíveis destinados a assegurar um nível adequado de proteção dos dados pessoais transferidos.

Conservação dos Dados

Os dados pessoais tratados no âmbito do Encontro Ciência e Inovação 2026 serão conservados apenas durante o período estritamente necessário para prosseguir as finalidades que justificam o respetivo tratamento, bem como para cumprimento de obrigações legais, regulamentares e administrativas aplicáveis.

Os prazos de conservação poderão variar em função da natureza dos dados e das finalidades associadas, designadamente no que respeita:

à gestão de inscrições e participação no evento, até três anos após o encerramento do evento;
à submissão e avaliação de abstracts, até cinco anos;
à emissão de certificados, até cinco anos;
à gestão de comunicações institucionais, até cinco anos;
à disponibilização e arquivo de conteúdos audiovisuais, até três anos, findos os quais são eliminados;
e à produção de informação estatística anonimizada.

Decorridos os prazos de conservação aplicáveis, os dados pessoais serão eliminados ou anonimizados de forma segura, sem prejuízo dos casos em que a sua conservação por período superior seja exigida por lei ou necessária para efeitos de arquivo de interesse público, investigação científica ou histórica, ou fins estatísticos, nos termos da legislação aplicável.

Direitos das Pessoas Titulares dos Dados

Nos termos da legislação aplicável, as pessoas titulares dos dados podem exercer os seguintes direitos:

direito de acesso;
direito de retificação;
direito ao apagamento;
direito à limitação do tratamento;
direito de oposição;
direito à portabilidade dos dados;
direito de retirada do consentimento;
direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

O exercício destes direitos poderá ser solicitado através dos seguintes contactos:

dpo@fct.pt
epd@ani.pt

A FCT e a ANI/AI² comprometem-se a responder aos pedidos apresentados nos prazos legalmente previstos.

Segurança dos Dados

A FCT e a ANI/AI² adotam medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar a proteção dos dados pessoais contra destruição, perda, alteração, divulgação, acesso não autorizado ou qualquer outra forma de tratamento ilícito.

Essas medidas incluem, designadamente:

controlo de acessos;
segregação de permissões;
mecanismos de autenticação;
proteção de sistemas e plataformas;
medidas de monitorização e segurança informática;
avaliação de fornecedores e prestadores de serviços.

Acessibilidade Digital

A FCT e a ANI/AI² procuram assegurar que os conteúdos e plataformas digitais associados ao Encontro Ciência e Inovação 2026 sejam acessíveis, claros e compreensíveis para todas as pessoas utilizadoras, promovendo boas práticas de acessibilidade digital e usabilidade, de acordo com as orientações aplicáveis.

Alterações à Política de Privacidade

A presente Política de Privacidade poderá ser atualizada sempre que se revele necessário para assegurar a conformidade legal, refletir alterações organizativas ou incorporar novas funcionalidades e tratamentos de dados associados ao evento.

A versão mais atual da Política estará permanentemente disponível no website oficial do Encontro Ciência e Inovação 2026.